Freiwillig Engagierte erhalten den Engagementnachweis von ihrer Organisation, ihrem Verein, ihrem Verband oder von ihrer Kommune, in der sie aktiv waren oder sind.
Der Engagementnachweis kann von denjenigen Organisationen ausgestellt werden, die hierfür vom baden-württembergischen Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration, Ministerium des Innern, für Digitalisierung und Kommunen, Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus, Ministerium für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz und Ministerium der Justiz und für Migration berechtigt sind.
Gehört eine Institution noch nicht zu den Ausstellungsberechtigten, so kann sie über das Online-Formular einen Antrag stellen, um Zugangsdaten zu erhalten. Nach Antragsprüfung erhalten die Institutionen eine Benutzeranmeldung, mit der sie sich anmelden und den Engagementnachweis online erstellen können.
Die Organisation hat zu bestätigen, dass allen Jugendlichen und Erwachsenen - unabhängig von Herkunft, Einkommen, Bildung, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht oder sexueller Orientierung - eine Mitgliedschaft und ein Engagement ermöglicht wird und Menschen mit Behinderungen im Rahmen ihrer Möglichkeiten einbezogen werden. Es ist zu bestätigen, dass niemand aufgrund der zuvor genannten Kriterien diskriminiert oder benachteiligt wird und die verfolgten Ziele der Organisation mit dem Grundgesetz vereinbar sind.